U heeft keuze uit twee formaten:

• Ofwel 100% tekst, zonder afbeeldingen. Dit is het formaat dat het gemakkelijkst te produceren is en de beste bezorgbaarheid biedt. Maar het is ook het minst visueel aantrekkelijk. Dit formaat is praktisch voor kleine promoties, het versturen van een zeer eenvoudige nieuwsbrief met een enkele boodschap of het vertellen van uw verhaal. Het nadeel is dat dit type e-mail niet prettig is om te lezen. U moet dus zeer boeiende tekst schrijven en emoticons en spaties toevoegen om het lezen aangenamer te maken.
• Ofwel HTML (responsive) met afbeeldingen. Dit formaat is aanpasbaar voor het lezen op verschillende media (smartphone, tablet, computer). Dit is een professioneler en mooier formaat, maar het duurt ook het langst om het te produceren. Dit formaat is het beste voor formelere berichten, belangrijke promoties en om een sterke boodschap over te brengen. Om deze nieuwsbriefsjablonen te maken, bestaan er grafische editors waarin u elementen (afbeeldingen, tekst, enz.) uit kant-en-klare sjablonen gewoon kunt verslepen.

Over het algemeen wordt het responsieve HTML-formaat aanbevolen, omdat dit de mogelijkheid biedt het grafische handvest van het bedrijf, afbeeldingen, de presentatie van producten, enz. op te nemen. Zo zijn HTML-nieuwsbrieven veel aantrekkelijker dan nieuwsbrieven in gewone tekst.

Voordat u begint, moet u verschillende dingen bepalen: 

• Bepaal de ontvangers van uw nieuwsbrief. Daartoe moet u uw doelpubliek bepalen, hen goed leren kennen en inhoud voorstellen die hen waarschijnlijk zal interesseren. 
• Bepaal de doelstellingen van uw nieuwsbrief. Wilt u communiceren over het nieuws van uw bedrijf, meer verkeer naar uw site genereren, klantenbinding opbouwen, tips geven, eenmalige e-mails voor evenementen, enz.
• Analyseer uw resultaten. Dit punt vloeit voort uit de doelstellingen die u hebt vastgesteld, wat is het openingspercentage van uw e-mails, de leestijd, het aantal kliks op uw slagzin, enz.
• Bepaal de frequentie van verzending. U kunt beslissen om een wekelijkse nieuwsbrief te sturen, maandelijks, alleen tijdens promoties of bij de lancering van nieuwe producten... U kunt ook beslissen om e-mails in te stellen die bijvoorbeeld naar uw nieuwe klanten gestuurd zullen worden.

Als u erover denkt om Gmail of Outlook te gebruiken om uw nieuwsbrieven te versturen, raden wij u aan om twee keer na te denken. Zij zijn om verschillende redenen niet geschikt voor dit doel: 

• Het verzenden is beperkt tot een paar honderd e-mails per dag. Het is daarom onmogelijk om vanuit deze mailsystemen massaal e-mails te versturen. Bovendien loopt u het risico als spammer te worden beschouwd en belandt uw e-mail in de spammap.
• Elke e-mail moet manueel worden verzonden, één voor één, er is geen automatisering mogelijk. Wanneer je een groot aantal abonnees hebt, wordt dit onmogelijk te beheren. 
• U kunt het ontwerp van uw nieuwsbrief niet aanpassen, noch knoppen en afbeeldingen toevoegen, aangezien de opmaakhulpmiddelen eenvoudig zijn. 
• U zult geen statistieken hebben om uw openingspercentage, uw klikpercentage, enz. te meten.

Er zijn verschillende mailsystemen met verschillende prijzen zoals: Sendinblue, Mailchimp, ActiveTrail, Mailjet, Sarbacane, enz...

Zodra u uw doelstellingen heeft bepaald en uw mailsysteem heeft gekozen, kunt u overgaan tot de cruciale fase: de creatie van uw nieuwsbrief! Kies het ontwerp, stel de inhoud op, bepaal de kleuren, niets mag aan het toeval worden overgelaten. 

Wat wij u als beginner aanraden, is een nieuwsbriefsjabloon te kiezen dat door uw mailsysteem wordt voorgesteld. Op die manier hoeft u alleen bepaalde elementen aan te passen (logo, producten, foto's, tekst). Over het algemeen hoeft u alleen maar een sjabloon te maken dat als basis zal dienen voor de volgende maanden. 

Wees voorzichtig met de afbeeldingen, er is minstens 50% tekst nodig. 

/!\ Zorg ervoor dat u inhoud heeft die relevant is voor uw doelgroep en actueel, een design dat consistent is met uw merkimago, een boeiende call to action en een preview die geoptimaliseerd is voor verschillende inboxen.

U moet niet onmiddellijk beginnen met het schrijven van de nieuwsbrief of met e-mailen. In plaats daarvan wordt aanbevolen een "briefing" te gebruiken waarin alle informatie wordt samengevat die in de e-mailing moet worden opgenomen: 

• Definieer het doel van de mailing;
• Bepaal de datum van de mailing;
• Wat is het aanbod/belofte/onderwerp (slechts 1 per e-mail);
• De argumenten en voordelen naar voren te brengen;
• De oproep tot actie en de urgentie die gegeven moet worden;
• De mailinglijst;
• De Preheader (de eerste zin van de e-mailing die op smartphones verschijnt net na de onderwerpregel);
• Het onderwerp of de titel van de e-mailing;
• Het formaat (tekst, responsief...);
• De medewerkers die de tekst zullen schrijven, en de mensen die hem zullen valideren;
• De interne distributielijst die de e-mail moet ontvangen;
• Retroplanning om de termijnen te valideren.

Denk eerst aan de afzender en de onderwerpregel

De afzender en het onderwerp zijn de twee belangrijkste elementen die de persoon zullen aanmoedigen om uw e-mail te lezen.

• Betreffende de afzender van de nieuwsbrief. Voor de afzender is het raadzaam om de naam van de persoon te gebruiken, en niet algemene e-mails zoals "contact@entreprise.com"...
• Met betrekking tot het onderwerp van de nieuwsbrief. De onderwerpregel moet kort zijn, zodat hij in het voorbeeldvenster van de e-mailbox van uw lezer past. Als het te lang is, zal het worden afgekapt door Gmail, Outlook... en daarom zal uw bericht niet volledig zijn.

Als u de nieuwsbrief tekst eerst in een Word document maakt en dan kopieert/plakt in de HTML editor, importeert u ook de specifieke karakters uit Word en loopt u het risico dit soort "helloà"ll" berichten te versturen. Het is daarom beter om uw tekst in uw emailsysteem te schrijven. 

Zodra u een fout ziet, gaat u gewoon naar uw emailsysteem en corrigeert u deze, waarna u teruggaat naar Word.

Als u alle fouten hebt gecorrigeerd, neemt u een kwartiertje pauze en leest u uw tekst opnieuw om een frisse kijk te krijgen.

Let ook op de opmaak:

• Gebruik koppen en onderkoppen;
• Schrijf maximaal 1 idee per zin op;
• Controleer of er een rode draad en samenhang in de nieuwsbrief zit;
• Controleer of de oproepen tot actie (kopen, bestellen...) je echt zin geven;
• Korte verhalen vertellen om emotie te creëren;
• Laat uw tekst "ademen" met witruimte zodat mensen hem willen lezen (en niet met blokken tekst);
• Gebruik opsommingstekens en nummers om het lezen van de informatie te ordenen.

Nadat u eventuele spelfouten hebt gecorrigeerd, moet u ervoor zorgen dat de oproep tot actie duidelijk en helder is (niet te veel informatie, niet te veel dingen om op te klikken). De nieuwsbrief moet ervoor zorgen dat mensen hem willen lezen, dus maak van de gelegenheid gebruik om overbodige, onnodige en repetitieve dingen uit uw teksten te verwijderen. 

Bepaal ook het beste moment om uw nieuwsbrief te versturen, afhankelijk van uw publiek en uw activiteitensector. Er is niet één juist tijdstip, maar er zijn wel een paar 'regels' op basis van wat onderzoek: open- en engagementpercentages zijn beter door de week dan in het weekend. Volgens het Sendinblue platform zou de beste tijd om je nieuwsbrief te versturen woensdag om 10 uur 's ochtends zijn voor de e-commerce sector. Voor B2B-bedrijven is dat donderdag tussen 8.00 en 10.00 uur.

Sommige elementen van uw nieuwsbrief kunnen bijvoorbeeld als spam worden beschouwd: 

• Hoofdletters;
• Uitroeptekens;
• Het woord "gratis";
• Afbeeldingen.

U kunt uw e-mail analyseren via de gratis dienst litmus.com

Om er zeker van te zijn dat wat uw abonnees ontvangen ook is wat u wilt, stuur uzelf een kopie van uw HTML-nieuwsbrief. Stuur ook een kopie naar uw Outlook (Hotmail) en Gmail accounts (als u er geen hebt, maak er dan gratis een aan).

Controleer ook op een smartphone hoe uw nieuwsbrief eruit ziet. U moet controleren of de weergave en ontvangst via dit soort berichten correct is, of de links aanklikbaar zijn en op de juiste pagina's terechtkomen... Voer na deze test de nodige correcties uit.