Vous avez deux choix sur le format :

• Soit 100 % texte, avec aucune image, c’est le format qui est le plus simple à réaliser et qui offre la meilleure délivrabilité. Mais c’est aussi le moins agréable visuellement.

Ce format est pratique pour des petites promotions, l’envoi de newsletter très simple avec un seul message ou pour raconter votre une histoire.

L’inconvénient c’est que ce type d’email n’est pas agréable à lire. Il faut donc écrire un texte très engageant et rajouter des émoticons et des espaces pour rendre la lecture plus agréable. 

• Soit HTML (responsive) avec des images, une adaptation à la lecture sur les différents supports (smartphone, tablette, ordinateur). C’est un format plus professionnel et plus beau, mais c’est aussi celui qui est le plus long à réaliser. Ce format est à privilégier pour des messages plus formels, des promotions importantes et pour faire passer un message percutant. Pour réaliser ces modèles de newsletter, il existe des éditeurs graphiques, dans lesquels il suffit de glisser-déposer des éléments (images, textes…) à partir de modèles clés en main.

Généralement, c’est le format responsive HTML qui est recommandé, car il permet d’inclure la charte graphique de l’entreprise, d’inclure des images, de présenter les produits, etc. Ainsi les newsletters HTML sont beaucoup plus attrayantes que les newsletters en texte simple.

Avant de vous lancer, vous devez déterminer plusieurs choses : 

• Définir les destinataires de votre newsletter. Pour cela il faut définir votre cible, bien la connaître et proposer du contenu susceptible de l’intéresser. 
• Déterminer les objectifs de votre newsletter. Souhaitez-vous communiquer sur les actualités de votre entreprise, générer plus de trafic vers votre site, fidéliser vos clients, donner des astuces, emails ponctuels pour des événements, etc.
• Analyser vos résultats. Ce point découle des objectifs fixés, quel est le taux d’ouvertures de vos emails, le temps de lecture, le taux de clic à votre accroche, etc.
• Établir la fréquence d’envoi. Vous pouvez décider d’envoyer une newsletter hebdomadaire, mensuelle, lors de promotions uniquement ou lors de lancement de nouveaux produits… Vous pouvez également décider de mettre en place des emails qui seront envoyés à vos nouveaux clients par exemple. 

Si vous envisagez d’utiliser Gmail ou Outlook pour envoyer vos newsletters, nous vous conseillons d’y réfléchir à deux fois. En effet, celles-ci ne sont pas adaptées à cet usage, et ce pour diverses raisons : 

• Les envois sont limités à quelques centaines d’e-mails par jour. Impossible donc d’envoyer des emails massivement depuis ces messageries. De plus, vous risquez d’être considéré comme spammeur et votre email finira dans les courriers indésirables.

• Chaque e-mail doit être envoyé manuellement, un par un, il n’y a pas d’automatisation possible. Lorsque vous avez un grand nombre d’abonnés, ceci devient impossible à gérer. 
• Vous ne pourrez pas personnaliser le design de votre newsletter, ni ajouter des boutons et des images, car les outils de mise en forme sont basiques. 
• Vous n’aurez aucun outil de mesure de statistiques pour connaître votre taux d’ouverture, votre taux de clic, etc.

Il existe plusieurs solutions d’emailing à différents tarifs tels que : Sendinblue, Mailchimp, ActiveTrail, Mailjet, Sarbacane, etc…

Après avoir déterminé vos objectifs et choisi votre solution d’envoi, vous allez pouvoir passer à l’étape cruciale : l’élaboration de votre newsletter ! Choisir le design, mettre en place le contenu, définir les couleurs, rien ne doit être laissé au hasard. 

Ce que nous vous recommandons de faire lorsque vous êtes débutant, c’est de choisir un modèle de newsletter proposé par votre service d’envoi. De cette manière, vous n’aurez qu’à personnaliser certains éléments (le logo, les produits, les photos, le texte). Généralement, il vous suffit de créer un modèle qui va vous servir de base pour les mois suivants. 

Faites attention aux images, il faut au moins 50 % de texte. 

/!\ Ayez un contenu adapté à votre cible et d’actualité, un design cohérent avec votre image de marque, un call to action engageants et un aperçu optimisé pour les différentes boîtes de réception. 

Il ne faut pas commencer à écrire immédiatement la newsletter ou l’emailing. Il est plutôt recommandé d’utiliser un « briefing » qui va résumer toutes les informations qui vont devoir figurer sur l’emailing : 

• Définir la cible de l’envoi ;
• Définir la date d’envoi ;
• Quelle est l’offre/la promesse/sujet (1 seul par email) ;
• Les arguments et bénéfices à mettre en avant ;
• L’appel à l’action et l’urgence que l’on va y mettre ;
• La liste d’envoi ;
• Le Preheader (la 1re phrase de l’emailing qui apparaît sur les smartphones juste après l’objet) ;
• L’objet ou le titre de l’emailing ;
• Le format (texte, responsive…) ;
• Les contributeurs qui vont rédiger le texte, et les personnes qui vont valider ;
• La liste de diffusion interne pour recevoir l’email ;
• Le rétroplanning pour valider les délais.

Il faut penser en premier à l’expéditeur et à l’objet.

L’expéditeur et l’objet sont les 2 éléments clés qui vont inciter la personne à lire votre email.

• Concernant l’expéditeur de la newsletter

Pour l’expéditeur, il est conseillé d’utiliser le nom de la personne, et non pas des emails génériques comme « contact@entreprise.com »…

• Concernant l’objet de la newsletter

L’objet doit être court afin d’entrer en entier dans la fenêtre de l’aperçu la boîte email de votre lecteur. S’il est trop long, il sera tronqué par Gmail, Outlook… et donc votre message ne sera pas complet.

Si vous créez le texte de la newsletter d’abord dans un document Word par exemple et qu’on le copie/colle le texte dans l’éditeur HTML, vous importez également les caractères spécifiques de Word et risquez d’envoyer ce genre de message « bonjourà ¢  € ™ ll ». Il est donc préférable d’écrire votre texte dans votre solution d’eMailing. 

Dès que vous voyez une faute, il suffit d’aller dans votre solution d’eMailing corriger la faute, puis de revenir sur Word.

Une fois que vous avez corrigé toutes les fautes, faites une pause de 15 minutes, puis relisez à nouveau votre texte afin d’avoir un regard neuf.

Soignez également la mise en forme :

• Utilisez des titres et des sous titres ;
• Écrivez 1 idée par phrase maximum ;
• Validez qu’il y a bien un fil directeur et une cohérence dans la newsletter ;
• Vérifiez que les appels à l’action (acheter, commander…) donnent vraiment envie ;
• Racontez des petites histoires pour créer de l’émotion ;
• Laissez « respirer » votre texte avec de l’espace blanc afin de donner envie de lire (et pas des pavés de textes) ;
• Utilisez des puces et des numéros pour organiser la lecture de l’information.

Après avoir corrigé les fautes d’orthographe, vérifiez que l’appel à l’action soit clair et évident (pas trop d’informations, ni trop de choses à cliquer). Il faut que la newsletter donne envie d’être lue, profitez-en pour supprimer les choses superflues, inutiles et les répétitions dans vos textes. 

Identifiez également le meilleur moment pour envoyer votre newsletter en fonction de votre audience et de votre secteur d’activité. Il n’y a pas vraiment de bon moment, cependant, il existe quelques « règles » basées sur certaines études : le taux d’ouverture et d’engagement sont meilleurs en semaine que le week-end. Selon la plateforme Sendinblue, le meilleur moment pour envoyer votre newsletter serait le mercredi à 10h pour le secteur e-commerce. Pour les entreprises de B2B, ce serait le jeudi entre 8h et 10h.

Certains éléments de votre newsletter peuvent être considérés comme spam par exemple :

• Les majuscules ;
• Les points d’exclamation ;
• Le mot « gratuit » ;
• Les images.

Vous pouvez analyser votre courriel via le service gratuit litmus.com

Afin de vous assurer que ce que vont recevoir vos abonnés corresponde bien à vos attentes, envoyez-vous une copie de votre newsletter HTML. Envoyez-vous également une copie sur vos comptes Outlook (hotmail) et Gmail (si vous n’en disposez pas, ouvrez-en gratuitement).

Vérifiez également sur un smartphone quel est le rendu de votre newsletter. Vous devez contrôler si l’affichage et la réception via ce type de messagerie sont corrects, si les liens sont cliquables et arrivent sur les bonnes pages… À la suite de ce test, apportez les corrections nécessaires.